Ti piace viaggiare e vedere posti nuovi?
Ti è mai capitato di camminare in una città che non conoscevi, di ammirarne le bellezze, di soffermarti magari davanti ad un bel palazzo che ha catturato la tua attenzione e di pensare:
“Accidenti, chissà quanto lavoro c’è dietro!”
A me capita spesso. Come avrai avuto modo di leggere sui miei canali social, sono una persona che ama i dettagli e il bello nel suo senso più autentico e in tutte le sue forme e sfaccettature.
Sono partita un po’ da lontano, con l’esempio del palazzo, per affrontare un argomento che ho particolarmente a cuore e che penso vada approfondito per tanti motivi.
Non soltanto per le notizie degli ultimi giorni che hanno visto il ruolo del wedding planner al centro di un fenomeno mediatico bello e buono, ma soprattutto perché mi sembra necessario fare chiarezza.
Organizzare un matrimonio non è una cosa semplice, come non sarà stato semplice realizzare quel palazzo che ha catturato la tua attenzione.
Ci sono tante figure professionali che contribuiscono alla buona riuscita di un progetto. Ciascuna di queste figure ha delle competenze specifiche, uno suo stile di lavoro e un compito che solo un determinato tipo di figura può svolgere.
Già da un po’ di tempo, ho notato la “faciloneria” con cui ci si può improvvisare qualcosa. Un giorno stilista, un giorno fotografo, un giorno flower designer… Questa cosa non solo mi delude molto, ma mi fa anche arrabbiare. In primis perché so quanta fatica c’è dietro la plasmazione di una figura professionale e in secondo luogo perché non fa che fomentare la grande confusione che aleggia tra le persone.
E l’ennesima prova, l’abbiamo avuta giusto poco tempo fa.
Confondere un “responsabile catering” con un “wedding planner” non solo ha scatenato una pioggia di commenti da cui è emersa una disinformazione totale, peraltro mista a cattiveria gratuita, (che onestamente mi ha molto impressionata) ma mi ha portato anche alla conclusione che gli sposi hanno bisogno di chiarezza e di percepire in modo trasparente le competenze di un professionista.
Con la convinzione che il problema sia di tipo comunicativo, ho deciso di scrivere questo post per raccontarti chi è e di cosa si occupa la wedding planner e per farti capire perché, averne uno affianco nella pianificazione delle tue nozze, può fare la differenza.
Chi è quindi la Wedding Planner?
A suggerirtelo è il nome stesso. La wedding planner è colei che organizza e pianifica l’evento. Aiuta gli sposi dall’inizio, quando hanno ancora le idee confuse e non sanno da dove partire per organizzare le loro nozze, fino al giorno stesso delle nozze sincerandosi che tutto vada secondo i piani e facendo anche da supporto emotivo (aspetto assolutamente imprescindibile) agli sposi. La Wedding planner dunque aiuta gli sposi nella scelta dei fornitori più adatti, nella stesura di un budget che abbia senso e che sia realistico, nella scelta della location migliore per la cerimonia ed il ricevimento, negli aspetti burocratici ed in quelli gestionali, alleggerendo la coppia da incombenze spesso pesanti e dispersive. La wedding planner, in una parola, è la migliore amica degli sposi, è dalla loro parte perché la sua missione è che realizzino il matrimonio dei loro sogni.
Alcune wedding planner, come nel mio caso, sono anche wedding designer. Questo significa che, oltre a sostenere gli sposi e coordinare gli aspetti organizzativi, logistici e gestionali, si occupa anche degli aspetti più creativi, impostando un vero e proprio progetto di design tramite il quale vengono pensati e realizzati tanti microdettagli (spesso originali e difficilmente replicabili) corrispondenti in modo armonico al progetto inizialmente pattuito.
Una brava wedding designer riesce ad interpretare i desideri, lo stile ed i gusti degli sposi, proponendo soluzioni creative che difficilmente una coppia da sola riuscirebbe ad immaginare.
In estrema sintesi, la wedding planner è una figura di riferimento preziosa per gli sposi e di coordinamento per i vari fornitori (che mediamente in un matrimonio non sono mai meno di 10…).
Hai presente il paragone del palazzo (per il quale mi sono ispirata alla mia cara collega Alice Repetti di Wedding&More)? Ecco. I fornitori sono gli imbianchini, i piastrellisti, chi si occupa della pavimentazione, delle finestre, delle porte, ma anche dell’arredamento, dei quadri, delle suppellettili e tutti loro fanno riferimento ad un capocantiere.
Nel caso del matrimonio i fornitori sono quelle figure che appunto ti forniscono servizi in merito a: location, catering, flower design, cake design, graphic design, confetti, noleggi, pernottamenti, transfer, chiesa-comune, fotografie, video, intrattenimento musicale, spettacoli, atelier, accessori, decor, ecc. e quindi il capocantiere, colui che coordina, è il wedding planner. E fidati che non può e non deve essere una figura diversa dal wedding planner.
Non me ne vogliano i fornitori se sto per dare una definizione molto stringata del loro lavoro, e non parlerò nemmeno di tutti, altrimenti davvero salta fuori un libro.
L’obiettivo di questo articolo però è cercare di fare chiarezza su chi fa cosa e far dunque scattare una scintilla di allarme alle coppie che vengono allettate da fornitori che offrono troppi servizi.
Un flower designer si occupa di fiori e di allestimenti, a volte lavora fianco a fianco con il wedding designer, a volte propone un progetto completo (quando il wedding designer manca. Hai già l’etto l’articolo in cui parlo del wedding planner e del wedding designer?).
Con il flower designer dialoghi di moodboard, di color palette, di stile dell’evento, di materiali, di stagionalità dei fiori, di allestimenti. Una variante del flower design è la fiorista pura che ha la formazione della “bottega dei fiori” e con cui potrai dialogare esclusivamente di allestimenti floreali. ( a tal proposito ti invito a leggere l’articolo in cui ti parlo dei 5 errori che potresti commettere con i fiori del tuo matrimonio).
Un catering si occupa di cibo. Con il catering avrai modo di stabilire la tipologia di menù e il servizio annesso. Alcuni catering particolarmente bravi e interessati a realizzare un’esperienza sensoriale completa, si informano sullo stile del matrimonio in modo da “vestire” il cibo nei loro buffet e nelle loro presentazioni per plasmarlo al meglio partendo sempre dalla consapevolezza del valore della materia prima, della stagionalità e naturalmente del menù scelto. (Hai già letto i miei consigli per scegliere il catering più adatto alle tue nozze?)
Un graphic designer si occupa della stationery grafica del tuo evento e progetta ogni singolo elemento, dalla partecipazione, al biglietto di ringraziamento post evento. Il graphic designer ti fornirà informazioni sulla grammatura, sul colore o sulla tipologia di carta, ma anche su eventuali materiali alternativi che, ultimamente, vanno di gran moda. Naturalmente, per interpretare al meglio i tuoi desideri, ti chiederà dello stile del matrimonio e avrete modo di confrontarvi sul budget legato alle sue prestazioni.
Il fotografo ha una grande responsabilità: deve riuscire a catturare i momenti più emozionanti del tuo grande giorno e renderli indelebili e indimenticabili. Oggi molti fotografi offrono servizi accessori, quali album alternativi, piuttosto che l’engagement shooting o ancora il save the date. Se hanno a disposizione apparecchiature all’avanguardia, possono proporti servizi esclusivi e particolari. Purché rimangano legati all’ambito della fotografia! (Se vuoi saperne di più sulla scelta di un buon fotografo, leggi il mio articolo)
Un videomaker è una sorta di “narratore” del tuo matrimonio. Si occupa dello “storytelling” del tuo grande giorno, creando insieme a te la storia e dandole un’allure ed un impatto dal forte significato emotivo. Un bravo videomaker fa delle vere magie nella fase di montaggio del tuo video.
Un cake designer realizza dolci gioie per le papille gustative. Oltre alla wedding cake potrai scegliere con lui le tipologie di dolci per realizzare la tua confettata o il tuo sweet table, e perché no, anche dei cadeau enogastronomici da regalare ai tuoi ospiti (Hai letto il mio articolo sulla sweet table?)
I responsabili dei transfer si occupano dei mezzi scelti per accompagnare te ed i tuoi ospiti, offrendo un servizio professionale e preciso. Mezzi puliti, autisti puntuali e ben vestiti, socievoli e possibilmente poliglotti, Ti pare poco?!
In Atelier effettuerai circa 4 prove per fare in modo che il tuo abito sia perfetto ed impeccabile. Avere un’unica figura di riferimento è fondamentale, non solo per l’empatia e la sintonia che si deve creare, ma anche per permetterti di mantenere vivo il focus sulle cose davvero importanti. In atelier è giustissimo che ti chiedano informazioni sul matrimonio, sul luogo del ricevimento, ma sempre finalizzate alla scelta dell’abito da sposa e dei rispettivi accessori. Se cerchi ispirazione dai un’occhiata a questo articolo in cui parlo delle tendenze moda sposa 2020.
I referenti della location si devono occupare di presentarti la location in ogni suo dettaglio, illustrandone accuratamente il regolamento. Devono offrirti delucidazioni sugli ambienti all’aperto e quelli al coperto e trovo sia giusto, anche in base alla loro esperienza, che ti propongano un eventuale piano A e un piano B. E chi, se non loro?
Ma dovrebbero restare concentrati su questi aspetti, invece che pronunciarsi su aspetti che esulano dalle loro competenze (il tipo di menù, il tipo di matrimonio, l’allestimento floreale, sul tipo di musica, ecc), né tantomeno dovrebbero sentenziare sul budget complessivo o proporsi di gestirlo.
Il consulente musicale (a me piace chiamarlo così) deve dialogare con te in merito al giusto intrattenimento musicale per le tue nozze. (A proposito, se sei in cerca di qualche spunto clicca qui)
Deve studiare insieme a te le scelte musicali più giuste e deve saper dare il giusto ritmo ad ogni singola fase del tuo grande giorno. È giusto che si informi suoi tuoi gusti, sul tipo di matrimonio, sulla tipologia di invitati, per proporti l’opzione migliore in termini di musica ed intrattenimento.
Hai visto quante figure sono coinvolte nel mondo del matrimonio? Impressionante vero? Pensa che ho elencato solo le principali, ma a dire il vero ve ne sono almeno altrettante.
Ognuna ha una sua specifica competenza, una sua preparazione, un suo talento che mediamente coltiva e cura di stagione in stagione (ho grande stima dei fornitori che tendono a migliorarsi e ad essere sempre preparati).
Ho voluto fare questa veloce panoramica sul chi fa cosa proprio per aiutarti ad avere le idee più chiare ed avere qualche strumento in più per scegliere al meglio.
So bene che ci sono catering che ti propongono centrotavola, menù, salotti, luci, che ti chiedono i numeri di tutti gli altri fornitori per potersi coordinare con loro. Quelli in buona fede lo fanno per necessità e per non avere problemi durante l’evento, ma quelli in malafede lo fanno perché tentano di venderti servizi aggiuntivi e di proporti-importi i loro fornitori preferiti.
So bene che ci sono location che ti danno la lista dei loro fornitori che, in alcuni casi, sei anche obbligata a selezionare perché non hai altri margini di scelta. Quelle in buona fede lo fanno perché sono state scottate in passato dalla poca professionalità di alcuni fornitori e vogliono tutelare te e l’immagine della location stessa. Quelle in malafede lo fanno perché in questo modo non devono fare fatica ad illustrare il posto a chi ancora non lo conosce.
So bene che ci sono fioriste che ti propongono di occuparsi del tableau, della confettata e della scenografia del taglio torta o addirittura delle bomboniere e delle partecipazioni.
Io non ne ho ancora vista una però che accompagna la sposa in tipografia a scegliere la grammatura, il colore, la tipologia di carta, oppure che si scambia centinaia di email con la grafica per definire ogni dettaglio della stationery.
Quelle in buona fede lo fanno perché ci tengono che tu abbia tutto ben coordinato ed in armonia con i loro fiori, quelle in malafede (e siamo alle solite) lo fanno perché vogliono venderti servizi che esulano dalle loro competenze.
So bene che ci sono fotografi che ti propongono il photobooth, oppure il cake topper o ancora l’animazione dei bambini. Quelli in buona fede lo fanno perché vorrebbero realizzare un bel servizio fotografico, senza essere disturbati da ospiti invadenti o bambini chiassosi, quelli in malafede sono talmente insicuri sul loro modo di fotografare che virano su servizi di corredo, senza rendersi conto che la loro è una responsabilità ENORME.
Per par condicio è giusto dire che, purtroppo, ci sono wedding planner che non sanno cosa significhi fare davvero la wedding planner.
Eccole allora concentrarsi sui fiocchi, sul tovagliolo oppure sul loro miglior vestito da sfoggiare e sulle loro scarpe tacco 12.
Quelle in buona fede lo fanno per insicurezza e per non consapevolezza di cosa voglia davvero dire essere e fare la wedding planner, quelle in cattiva fede lo fanno perché siccome hanno organizzato il loro matrimonio e il tuo non sarà mai bello quanto il loro, per arrotondare un po’ ti chiedono due soldini per metterti un paio di fiocchetti al tavolo (e per intralciare il lavoro degli altri fornitori!).
Mi fermo qui perché altrimenti rischio di sfociare in un tono di polemica sterile e non ti sarei di aiuto.
Come districarsi in questo ginepraio senza l’aiuto di una wedding planner? Bella domanda, voglio credere che sia possibile:
- Affidati al tuo istinto prima di tutto, ascoltalo e lascialo parlare.
- Non essere ingenua, se un prezzo è più basso degli altri, c’è per forza il motivo!
Mi spiace dirtelo, ma non sei più furba tu ad aver trovato il fornitore più economico degli altri, semplicemente stai mettendo a rischio uno dei giorni più importanti della tua vita.
- Ascolta le referenze ed i consigli chi ci è passato prima di te (tenendo sempre presente che tu sei diversa e molto probabilmente avrai gusti diversi)
- Fai domande, fai domande, fai mille domande prima di scegliere!
Questo schema è esemplificativo dei meccanismi che stanno dietro alla realizzazione del tuo grande giorno. Potrai notare già da te la complessità, ma pensa alla bellezza di un progetto mirabilmente studiato e ben organizzato!
Guarda quante figure sono coinvolte e chi c’è al centro di questo disegno. I casi possono essere solo due, o tu o la wedding planner.
Perché avere un wedding planner a fianco può fare la differenza? Perché, se svolge il proprio mestiere con serietà e cognizione di causa, seleziona le persone con cui collaborare e con cui sviluppare il tuo “progetto di nozze” come se stesse organizzando il suo matrimonio. (Ecco il link dell’articolo in cui avevo approfondito questo argomento)
Una brava wedding planner (questa è la mia opinione e lo dico con falsa modestia) non ti proporrebbe mai un fornitore di cui non abbia totale fiducia, ma soprattutto non ti proporrebbe mai un fornitore che non sceglierebbe per il suo matrimonio.
E bada che non stiamo parlando di stile o di gusto, ma stiamo parlando di serietà, di flessibilità, di affidabilità, di professionalità!
Questo vuol dire sensibilità, empatia e capacità di discernere. Con questo non voglio dire che una sposa non possa essere in grado di valutare e scegliere ciò che crede più adatto alle sue nozze, ma converrai con me che una persona che fa questo di professione riesce forse a vedere più lontano perché ha accumulato un bagaglio di esperienza tale da capire non solo le esigenze degli sposi, ma anche le esigenze dei fornitori e quando sente o capisce che il fornitore non è quello giusto per la coppia, stai pur certa che non lo propone.
E grazie al network che ha saputo creare con le altre colleghe e colleghi che fanno lo stesso mestiere la wedding planner sa benissimo se qualcuno, tra i fornitori, sta svolgendo la propria mansione in modo poco serio.
Hai presente tutte quelle ‘verità’ che non è possibile divulgare nei social e nel web? Beh, sappi che tra wedding planner e gli addetti ai lavori, certe ‘voci’ girano ed anche molto velocemente.
Un giudizio di un collega, di cui si nutre stima, vale molto di più di mille recensioni positive che girano nel web spesso da parte di coppie di sposi o da ospiti che, giustamente, non possono avere gli strumenti giusti per valutare e riconoscere la reale serietà di un fornitore.
E allora, cara sposa che mi stai leggendo e che sei lì sul punto di decidere se fidarti di qualcuno che ti sta proponendo qualcosa che esula dalle proprie competenze, valuta bene, datti tempo e rifletti.
Scegliere un wedding planner non ti renderà certamente una sposa superficiale o incapace, anzi.
Ti darà piuttosto la possibilità di vivere con una maggiore serenità il tuo matrimonio e di vedere realizzato il progetto di una vita intera avendo al tuo fianco un’amica, un supporto e una discreta presenza in grado di orchestrare al meglio un giorno che ricorderai per sempre.
Ma se sceglierai di non volere una wedding planner la tuo fianco, non c’è affatto problema!
Ho conosciuto moltissime spose ben organizzate, particolarmente adatte ad organizzare il loro matrimonio, che hanno ottenuto degli ottimi risultati.
Mi piace solo pensare che questo articolo ti abbia aiutata ad acquisire maggiore consapevolezza sui reali ruoli dei professionisti del matrimonio, e ti abbia messa in guardia da quelli che io chiamo ‘i tuttologi’.
Se non l’hai ancora fatto, scarica la GUIDA GRATUITA che ho preparato per te e per aiutarti ad organizzare al meglio le tue nozze.
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Ti abbraccio
Photo credits: Lauro Casoni
Photo Credits: Latitudine 41Photo
